At digitalisere virksomheden er et vigtigt skridt i retning af en grønnere og mere effektiv arbejdsplads. Ved at blive papirfri kan din virksomhed spare både tid og penge, samtidig med at du reducerer omkostninger til elforbrug. Denne artikel giver et overblik over, hvordan din virksomhed kan digitalisere sine processer, effektiviserer din virksomhed og samtidig spare penge på faste udgifter som elpriser.
Få et overblik over virksomhedens manuelle processer
Først og fremmest er det vigtigt at få et klart overblik over, hvilke processer i virksomheden der stadig er manuelle og kan digitaliseres. Ved at analysere arbejdsprocesserne kan du identificere, hvor der er potentiale for forbedringer, og hvor du kan reducere papirforbruget.
Bogføring og regnskab
Mange virksomheder bruger stadig papir til bogføring og regnskab. Men med digitale værktøjer kan du effektivt føre regnskab online, hvilket reducerer både papirforbrug og tid brugt på manuel indtastning. Ved at digitalisere dine økonomiprocesser kan du også spare penge på opbevaring og administration.
Arbejdsopgaver
Mange daglige arbejdsopgaver kan optimeres digitalt. Projekter kan overvåges og organiseres ved hjælp af digitale værktøjer, hvilket fjerner behovet for fysiske rapporter og oversigter. Dette sparer både tid og ressourcer, samtidig med at det giver bedre overblik.
Andre eksempler
Ud over bogføring og arbejdsopgaver kan også processer som mødeplanlægning, lagerstyring og intern kommunikation flyttes online. Dette hjælper med at reducere papirforbrug og strømforbrug fra printere og kontormaskiner.
Spar penge, plads og papir med cloudbaseret opbevaring
En af de mest effektive måder at blive papirfri på er ved at bruge cloudbaserede opbevaringsløsninger. Ved at flytte dokumenter og filer til skyen kan du frigøre fysisk plads på kontoret, reducere behovet for papirarkivering og samtidig spare på virksomhedens elforbrug.
Fakturaer og bilag
Cloudbaserede systemer gør det nemt at håndtere fakturaer og bilag digitalt. Alt kan lagres sikkert i skyen, hvilket sparer både plads og ressourcer. Dette reducerer også behovet for fysiske arkiver og gør det nemmere at søge og finde dokumenter.
HR-dokumenter
Personalefiler og HR-dokumenter kan også opbevares sikkert online. Digitalisering af HR-processer sparer tid, reducerer papirforbrug og sikrer, at virksomheden overholder reglerne for GDPR, som kræver forsvarlig opbevaring af personoplysninger.
Dokumentation ift. GDPR
At overholde GDPR-reglerne kan være komplekst, men med digital opbevaring i skyen kan du sikre, at dine data er beskyttet og nemt tilgængelige, uden at skulle bruge papir. Dette sparer både ressourcer og elforbrug, da digital opbevaring kræver mindre energi end traditionelle servere.
Egne servere til vigtige dokumenter
Selvom mange virksomheder flytter deres data til skyen, kan det være nødvendigt at have egne servere til vigtige dokumenter. Dette gælder især for forretningskritiske filer, der kræver ekstra sikkerhed eller hurtig adgang.
Forretningskritiske dokumenter
Dokumenter, som er afgørende for forretningen, kan med fordel opbevares lokalt på egne servere. Det giver virksomheden fuld kontrol over dataene. Det kan kræve en lidt større investering her og nu at få egne servere installeret, men på sigt plejer det godt at kunne svare sig økonomisk, samtidig med at du eliminere risikoen for at dine forretningskritiske dokumenter, kan blive lagret i lande, du måske ikke ønsker.
Hold øje med strømforbruget
Egne servere kan være energikrævende, så det er vigtigt at optimere strømforbruget. Ved at vælge energieffektivt hardware, kan man skære ned på strømforbruget – men servere skal som regel stå tændt det meste af tiden.
For at imødekomme det større energiforbrug og den større elregning, kan det være en rigtig god idé at finde den bedst mulige elaftale på markedet.
Man kan med fordel bruger sammenligningstjenester, som FindElpriser.dk, til at finde elaftaler på billig strøm.
