Mødeforplejning er et vigtigt aspekt af ethvert forretningsmøde, og det kan være en vanskelig opgave at håndtere. Med omhyggelig planlægning og organisering kan du dog sikre, at din mødecatering forløber gnidningsløst og med minimal indsats fra din side. Nem administration af mødecatering hjælper med at sikre, at ingen detaljer overses eller glemmes, så arrangementet kan afvikles mere effektivt. Et mødeforplejningssystem kan være lige det din virksomhed har brug for, for at komme videre til næste niveau!
Så langt så godt
Når du planlægger mødecatering, skal du altid lave en tjekliste over alle de ting, der skal færdiggøres på forhånd. Dette bør omfatte alt fra madmenuer til personalebehov og krav til udstyr. Opdel derefter denne liste i mindre opgaver, som kan uddelegeres til dine teammedlemmer for at minimere arbejdsbyrden for en enkelt person. Sørg for at give klare instruktioner om, hvad der skal gøres, så alle ved præcis, hvad der skal gøres for at sikre, at arrangementet forløber gnidningsløst. Endelig skal du sørge for at give dig selv masser af tid inden mødet til eventuelle ændringer i sidste øjeblik og overveje at have en backup-plan, hvis der skulle ske noget uventet. En nem administration af mødecatering vil sikre, at dit arrangement bliver vellykket og forløber gnidningsløst, idet der er styr på alle detaljer. Dette vil bidrage til at gøre dine møder mere effektive og produktive, så du kan koncentrere dig om andre aspekter af din virksomhed.
Her er vores 5 gode råd til at holde styr på detaljerne
1. Udarbejd en tjekliste over alle de detaljer, der skal ordnes inden arrangementet. Dette bør omfatte madmenuer, personalebehov, krav til udstyr og alle andre nødvendige ting til afvikling af mødecateringarrangementet. Sørg for, at alle opgaver uddelegeres til teammedlemmer med klare instruktioner, så alle ved præcis, hvad der skal gøres for at sikre, at arrangementet forløber gnidningsløst.
2. Giv dig selv masser af tid inden mødet til eventuelle ændringer i sidste øjeblik, og overvej at have en backup-plan, hvis der skulle ske noget uventet. Hvis du har et organiseret system til at tjekke opgaverne på din liste af, og hvis du har beredskabsplaner på plads, vil det være med til at mindske stress og panik under arrangementet.
3. Brug teknologi som f.eks. online bestillingsportaler eller apps til nemt at administrere ordrer, spore leverancer og betalinger, indstille advarsler om kommende møder eller begivenheder og give adgang til kundefeedback eller spørgsmål. Dette vil gøre det lettere at holde styr på alle detaljer under dit mødecateringarrangement.
4. Sørg for, at du har tilstrækkeligt personale til rådighed til at håndtere uventede problemer som lange køer, mangel på mad eller udstyrsfejl, der kan opstå under dit mødecateringarrangement. Hav veluddannet personale, som hurtigt kan løse eventuelle problemer, der måtte opstå, uden at forstyrre deltagerne eller forsinke det igangværende møde.
5. Etablér kommunikationskanaler mellem alle involverede parter – leverandører, tjenesteudbydere, medarbejdere – så alle er klar over, hvad der foregår hele tiden under hele processen op til og under selve arrangementet. Der bør også planlægges regelmæssige møder med de vigtigste interessenter (leverandører, cateringfirmaer) før og efter hvert arrangement, så alle holdes opdateret om de fremskridt, der er gjort, og om mulige forbedringer, der er nødvendige for fremtidige arrangementer.
